Durante años, elegir un equipo de impresión empresarial parecía depender principalmente de algunas variables: velocidad, volumen mensual, calidad de impresión y costo.
Hoy la conversación es mucho más amplia.
Las impresoras multifunción han evolucionado hasta convertirse en puntos estratégicos dentro del entorno documental de una empresa. Además de imprimir, copiar y escanear, los equipos actuales pueden incorporar funciones de seguridad, conectividad, digitalización y acceso a flujos de trabajo que los integran cada vez más con la infraestructura tecnológica de una organización.
Para distribuidores e integradores, comprender esta evolución es fundamental para identificar nuevas necesidades y construir propuestas que vayan más allá de las especificaciones técnicas.
En este artículo revisaremos qué es un equipo multifunción, cómo ha evolucionado y qué aspectos deberían considerarse actualmente al desarrollar una solución de impresión empresarial.
¿Qué es una impresora multifunción?
Una impresora multifunción, también conocida como MFP, por Multifunction Printer, integra diferentes capacidades documentales dentro de un mismo dispositivo.
Dependiendo del modelo y su configuración, puede reunir funciones como:
- Impresión;
- Copiado;
- Escaneo;
- Envío y captura de documentos;
- Conectividad con diferentes destinos digitales;
- Administración de usuarios;
- Y funciones relacionadas con seguridad y control.
Esta integración permite centralizar diferentes tareas documentales en un solo equipo y reducir la necesidad de utilizar dispositivos independientes para cada proceso.
Sin embargo, los equipos multifunción actuales pueden desempeñar un papel mucho más amplio.
De dispositivo de impresión a punto de conexión documental
Uno de los principales cambios en la impresión profesional es la manera en que los equipos se relacionan con otros sistemas.
Anteriormente, el recorrido habitual podía ser relativamente sencillo:
Computadora → Impresora → Documento físico
Actualmente, el flujo también puede funcionar en la dirección opuesta:
Documento → Multifuncional → Entorno digital
Un documento puede ser digitalizado desde el equipo y enviado a diferentes destinos, dependiendo de las herramientas y soluciones disponibles en la organización.
Esto convierte al multifuncional en un puente entre procesos físicos y digitales.
Para empresas que todavía trabajan con documentos en papel pero avanzan hacia procesos más digitalizados, esta capacidad puede ser especialmente relevante.
La digitalización adquiere mayor importancia
Escanear ya no significa necesariamente crear un archivo y guardarlo manualmente en una computadora.
Las capacidades de digitalización actuales pueden integrarse con procesos donde los documentos son enviados a carpetas, correos electrónicos, servicios en la nube o plataformas empresariales.
Cuando estas funciones se complementan con software especializado, también es posible desarrollar flujos documentales más estructurados.
Por ejemplo, un usuario podría digitalizar una factura desde el multifuncional y enviarla directamente al destino definido por la organización, reduciendo pasos manuales dentro del proceso.
Por eso, al evaluar un proyecto de impresión empresarial, cada vez resulta más importante comprender no solamente cuánto imprime una organización, sino también cómo recibe, procesa, comparte y almacena sus documentos.
La seguridad también forma parte de la impresión empresarial
Los documentos que circulan por una organización pueden contener información financiera, contratos, datos internos o información confidencial.
Esto hace que la seguridad sea otro elemento relevante al evaluar equipos multifunción y las soluciones que los acompañan.
Dependiendo del dispositivo, la configuración y el software utilizado, un entorno de impresión puede incorporar medidas como:
- Autenticación de usuarios;
- Liberación segura de trabajos;
- Administración de permisos;
- Seguimiento de actividad;
- Políticas de impresión;
- Y herramientas para proteger información durante diferentes etapas del proceso documental.
Para un distribuidor, esto abre una conversación distinta con el cliente.
La pregunta deja de ser solamente:
“¿Cuántas páginas necesita imprimir?”
y puede evolucionar hacia:
“¿Qué tipo de información circula por sus equipos y cómo necesita protegerla?”
Conectividad para nuevas formas de trabajar
Las organizaciones también han cambiado la manera en que trabajan. Sucursales, equipos distribuidos, servicios en la nube y diferentes dispositivos forman parte de muchos entornos empresariales actuales.
Por ello, la conectividad se ha convertido en otro factor relevante dentro de una solución de impresión. Según el equipo y las herramientas implementadas, los usuarios pueden contar con diferentes opciones para imprimir o digitalizar documentos y conectarlos con los sistemas utilizados por la organización.
Esto hace que seleccionar una impresora empresarial ya no dependa exclusivamente de características físicas. También es necesario evaluar cómo el equipo se integrará con el entorno tecnológico del cliente.
No todas las empresas necesitan el mismo equipo
La evolución tecnológica no significa que todas las organizaciones necesiten el equipo con mayor número de funciones.
La solución correcta depende del escenario.
Una pequeña oficina puede priorizar facilidad de uso y productividad, mientras que una organización con múltiples departamentos puede requerir mayor capacidad, administración centralizada y controles adicionales.
Un entorno de producción tendrá necesidades completamente diferentes.
Antes de recomendar un equipo, conviene analizar aspectos como:
Volumen de impresión: ¿cuánto imprime realmente la organización?
- Tipo de documentos: ¿trabaja principalmente con documentos internos, materiales comerciales o archivos especializados?
- Número de usuarios: ¿cuántas personas utilizarán los equipos?
- Digitalización: ¿qué sucede con los documentos después de escanearlos?
- Seguridad: ¿existe información que requiera controles adicionales?
- Entorno tecnológico: ¿con qué sistemas o servicios necesita integrarse?
Estas preguntas ayudan a pasar de la selección de un producto a la construcción de una solución.
Hardware + software: una propuesta más completa
Aquí aparece otra evolución importante de la impresión empresarial.
El multifuncional puede ser el punto de partida, pero el software permite ampliar sus capacidades.
Soluciones de gestión de impresión pueden incorporar herramientas para administrar usuarios, controlar costos, generar reportes, habilitar impresión segura o desarrollar flujos de digitalización.
De esta manera, hardware y software pueden trabajar conjuntamente dentro de una estrategia documental más amplia.
Para el cliente, significa contar con una solución adaptada a sus procesos.
Para el distribuidor, representa la posibilidad de desarrollar proyectos de mayor valor y diferenciar su propuesta más allá del modelo o precio del equipo.
¿Qué significa esta evolución para los distribuidores?
Cuando varios proveedores pueden ofrecer equipos con características similares, competir únicamente mediante especificaciones o precio limita la conversación comercial.
Comprender el entorno del cliente permite cambiar ese enfoque.
En lugar de comenzar preguntando:
“¿Qué equipo estás buscando?”
puedes explorar:
- ¿Qué quieren mejorar de su infraestructura actual?
- ¿Cómo utilizan actualmente sus multifuncionales?
- ¿Qué procesos documentales generan mayor trabajo manual?
- ¿Necesitan administrar varios equipos o ubicaciones?
- ¿Existen necesidades de seguridad o control?
- ¿Qué esperan conseguir con la renovación?
La respuesta puede indicar que el cliente necesita algo muy distinto a una simple sustitución de hardware.
Una nueva generación de soluciones de impresión
Las principales marcas de impresoras empresariales continúan desarrollando equipos orientados a diferentes escenarios: desde pequeñas oficinas hasta organizaciones corporativas y ambientes de producción.
Dentro del portafolio de CBM, soluciones de fabricantes como Canon y Kyocera permiten a los distribuidores atender diferentes necesidades de impresión y digitalización empresarial.
La clave está en identificar qué combinación de equipo, capacidades y soluciones complementarias responde mejor a cada proyecto.
Las impresoras multifunción han dejado de ser dispositivos dedicados únicamente a imprimir, copiar y escanear. Hoy pueden convertirse en puntos de conexión entre personas, documentos y procesos digitales.
Digitalización, conectividad, seguridad y software están ampliando el papel que estos equipos desempeñan dentro de las organizaciones. Para los distribuidores, esta evolución representa una oportunidad: pasar de ofrecer equipos a construir soluciones basadas en las necesidades reales de cada cliente.
Porque la pregunta ya no es únicamente qué impresora necesita una empresa, sino qué necesita conseguir con ella.
¡Encuentra la solución adecuada para tu próximo proyecto!
Conoce nuestro portafolio de equipos y descubre alternativas para diferentes necesidades empresariales.
Explora nuestras soluciones de impresión
¿Buscas equipos específicos para una oportunidad?
Consulta nuestro catálogo de productos.
