Las empresas generan y reciben información constantemente: contratos, facturas, órdenes de compra, formularios, reportes, expedientes, correos y muchos otros documentos que forman parte de sus operaciones diarias.
El verdadero desafío no es solamente almacenar esa información. También es poder encontrarla, compartirla, protegerla y utilizarla de manera eficiente cuando se necesita. Ahí es donde la gestión documental adquiere un papel cada vez más relevante.
La digitalización de documentos, la automatización de procesos y el uso de herramientas para administrar la información están transformando la manera en que las organizaciones trabajan. Para distribuidores e integradores tecnológicos, esta evolución también representa una oportunidad para ampliar las conversaciones con sus clientes más allá del hardware.
En este artículo veremos qué es la gestión documental, qué problemas busca resolver y cómo puede integrarse dentro de una estrategia de transformación digital.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental comprende los procesos y tecnologías utilizados para organizar, almacenar, localizar, proteger y administrar documentos durante las diferentes etapas de su ciclo de vida.
Su objetivo no consiste simplemente en sustituir archivos físicos por archivos digitales. Una estrategia de gestión documental busca que la información pueda seguir un proceso estructurado: desde su captura o creación hasta su clasificación, almacenamiento, consulta, distribución y, cuando corresponda, archivo.
Esto permite pasar de tener documentos dispersos entre papel, correos electrónicos, carpetas y diferentes sistemas a contar con procesos de información más organizados.
Digitalizar no es lo mismo que gestionar documentos
Esta diferencia es importante.
Digitalizar un documento significa convertir información física a un formato digital, por ejemplo, escaneando una factura y generando un archivo PDF. La gestión documental comienza a aportar mayor valor cuando ese documento digital puede incorporarse a un proceso.
Pensemos en una factura.
Escanearla es solamente el primer paso. Después, una organización podría necesitar identificarla, enviarla al área correspondiente, almacenarla en una ubicación específica y facilitar su posterior búsqueda.
Tecnologías como OCR permiten además convertir el texto contenido en documentos escaneados en información procesable o generar archivos PDF con capacidad de búsqueda.
Por eso, digitalización y gestión documental están relacionadas, pero no significan exactamente lo mismo.
¿Qué problemas puede ayudar a resolver la gestión documental?
Cuando los documentos dependen de procesos manuales o se encuentran distribuidos en diferentes ubicaciones, pueden aparecer problemas que afectan las operaciones cotidianas.
Entre ellos se encuentran:
- Dificultad para localizar información;
- Rareas manuales repetitivas;
- Documentos almacenados sin una estructura consistente;
- Procesos que dependen del envío manual de archivos;
- Dificultad para controlar el acceso a información sensible;
- Poca visibilidad sobre el recorrido de los documentos.
Un software de gestión documental o una solución integrada con flujos documentales puede ayudar a establecer procesos más consistentes para capturar, clasificar, almacenar y distribuir información.
Del papel al flujo documental
Uno de los cambios más interesantes ocurre cuando el dispositivo multifuncional deja de utilizarse únicamente para copiar o imprimir y comienza a funcionar como un punto de entrada hacia procesos digitales.
Por ejemplo, un colaborador podría escanear un documento y enviarlo directamente a:
- Una carpeta de red;
- Su correo electrónico;
- Almacenamiento en la nube;
- SharePoint;
- Un sistema de gestión documental;
- O un flujo previamente configurado.
MyQ X, por ejemplo, permite configurar flujos de escaneo hacia destinos predeterminados y servicios en la nube. También puede incorporar metadatos asociados al documento para facilitar su procesamiento posterior mediante otros sistemas. (MyQ Solution)
Así, una tarea que antes requería escanear, descargar, renombrar y mover manualmente un archivo puede convertirse en un proceso más estructurado.
Gestión documental y transformación digital
La transformación digital no consiste únicamente en adoptar nuevas herramientas. También implica revisar cómo circula la información dentro de una organización y detectar procesos que pueden simplificarse o automatizarse.
Los documentos forman parte de muchos de esos procesos. Facturas, contratos, solicitudes, expedientes y formularios pueden pasar por diferentes personas y sistemas antes de completar su recorrido.
Por eso, una estrategia de transformación digital también puede preguntarse:
¿Qué ocurre con la información después de que un documento es creado, recibido o escaneado?
Responder esa pregunta puede revelar oportunidades para reducir pasos manuales y conectar mejor los procesos físicos y digitales.
Una oportunidad para distribuidores e integradores
Para el canal tecnológico, esta evolución también cambia la conversación con el cliente.
Una oportunidad que inicialmente comienza como una renovación de equipos de impresión puede revelar necesidades relacionadas con:
- Seguridad documental;
- Digitalización;
- Control de impresión;
- Almacenamiento de información;
- Automatización;
- Acceso a documentos;
- Integración con servicios en la nube.
Esto permite pasar de una conversación centrada exclusivamente en especificaciones de hardware a una conversación sobre procesos.
En lugar de preguntar únicamente:
“¿Qué multifuncional necesita?”
El distribuidor puede comenzar a preguntar:
“¿Qué sucede con los documentos que sus usuarios imprimen, reciben o digitalizan?”
Esa pregunta puede abrir oportunidades que antes no eran visibles.
¿Dónde entra MyQ?
MyQ X es una plataforma que integra administración de impresión, escaneo, captura documental, seguridad y flujos de trabajo dentro de un mismo entorno. Entre sus capacidades se encuentran la impresión segura, administración centralizada, digitalización mediante flujos configurados y conexión con diferentes destinos y servicios empresariales. (MyQ Solution)
Por ejemplo, mediante Easy Scan, los usuarios pueden enviar documentos a destinos previamente configurados con una sola acción, incluyendo carpetas, correo electrónico y diferentes servicios de almacenamiento en la nube. (MyQ X Help Center)
Para escenarios que requieren procesamiento documental más avanzado, MyQ también ofrece capacidades como OCR, reconocimiento y procesamiento de documentos y automatización de flujos, dependiendo de la edición y configuración utilizada. (MyQ Solution)
Para un distribuidor, esto permite complementar proyectos de impresión con conversaciones relacionadas con digitalización, seguridad y automatización documental.
Cinco preguntas para detectar una oportunidad
La próxima vez que hables con un cliente sobre impresión, prueba incorporar estas preguntas:
- ¿Qué hacen actualmente con los documentos después de escanearlos
- ¿Dónde almacenan la información digitalizada?
- ¿Cuánto trabajo manual requiere clasificar o enviar esos documentos?
- ¿Necesitan controlar quién puede acceder, imprimir o procesar determinada información?
- ¿Existen procesos documentales repetitivos que podrían simplificarse?
Las respuestas pueden ayudarte a identificar si detrás de una necesidad de impresión existe una oportunidad más amplia de gestión documental.
La gestión documental es mucho más que convertir papel en archivos digitales.
Se trata de crear procesos que permitan capturar, organizar, proteger y utilizar la información de una manera más eficiente.
A medida que las empresas avanzan en sus iniciativas de transformación digital, la relación entre impresión, digitalización y flujo documental se vuelve cada vez más relevante.
Para distribuidores e integradores, comprender esta evolución permite ampliar la conversación con sus clientes y detectar oportunidades donde hardware y software pueden formar parte de una misma solución.
¿Quieres conocer cómo MyQ puede complementar tus proyectos?
Descubre cómo MyQ integra gestión de impresión, digitalización, seguridad y flujos documentales para ayudar a construir soluciones de mayor valor para tus clientes.
Conoce MyQ
¿Quieres verlo en funcionamiento?
Solicita una demo con nuestro especialista.
